Pour en revenir à la circulaire n° 30 du 25 août 1842, publiée jeudi dernier, nous abordons avec celle-ci un classement plus méthodique et moderne des archives.
En effet, si nous reprenons les directives intervenues par la suite, 1926, 1955 et 1970 pour ne citer que les plus importantes, nous constatons que le classement de base par divisions (termes utilisé en 1842) ou séries (termes utilisé aujourd’hui) n’a pas changé depuis 1842.
Nous trouvons successivement :
A la lettre A – Les lois.
A la lettre B – Actes de l’administration de la préfecture
A la lettre C – Livres divers
A la lettre D – Actes de l’administration communale
A la lettre E – L’état civil
A la lettre F – Population, statistiques, etc…
Trois divisions se sont ajoutées depuis :
La lettre Q – Bureau de bienfaisance
La lettre R – Enseignement, sciences, lettres et arts
La lettre S – Documents n’entrant pas dans les séries précédentes
Chacune de ces divisions ou séries étant divisées en sous séries et articles, ainsi:
D divisé en 1D Délibérations du conseil municipal
elle même divisée en 1D1 (Premier registre)
1D2 (Deuxième registre) 1D3 (Troisième registre) etc…
Puis en 2D – Actes de l’administration municipales
Avec 2D1 – Correspondance
2D2 – etc…
C’est ce classement qui figure sur les vieilles chemises des archives communales dont certaines subsistent encore.
Vers 1926-1928 une mise à jour est effectuée par le docteur Bresset, maire à ce moment.
En 1955, le 20 décembre, parait un arrêté préfectoral intitulé “Archives municipales. Classement, estampil-lage, cotation”. Il y est précisé que “d’après les principales dispositions régissant la matière (loi du 5 avril 1884, article 136 (1), arrêté ministériel du 31 décembre 1926 et réglement annexé) la commune est tenue de conserver et de classer ses archives”.
Le cadre de classement reprend pour l’essentiel celui exposé ci-dessus.
Le conseil municipal du 28 mars 1956, sous la présidence de M. Champion maire, examine dans son point 7 de l’ordre du jour, le classement des archives communales.
C’est M. Leloir, instituteur et secrétaire de mairie qui rapporte sur cette question. Il donne lecture de l’arrêté préfectoral et des instructions qui s’y rapportent. Il expose ensuite l’état des archives de Saint-Jean-aux-Bois.
— Classement fait par le docteur Bresset dans un cadre périmé, celui de 1857.
— Répertoire existant, mais non conforme au nouveau cadre.
— Chemises déchirées ne préservant plus les archives.
— A la suite de l’évacuation, les archives éparpillées ont été reclassées sommairement.
Il propose de procéder à un reclassement et à un répertoriage dans le cadre de 1926.
Le conseil, après discussion, décide d’ouvrir les crédits ci-après :
— 9000 francs à inscrire au chapitre 662 pour achat de classeurs, chemises, sangles.
— 6000 francs pour travaux supplémentaires du secrétaire (art. 615), cette indemnité forfaitaire exceptionnelle étant justifiée par la nécessité d’un reclassement compet ‘du aux faits de guerre), et d’un nouveau répertoriage dans le cadre de 1926.
Aujourd’hui qu’en est-il?
Comme précisé plus haut, toutes les archives anciennes sont déposées au siège des archives départementales à Beauvais. Les plus récentes sont en mairie. Elles font parties des documents que les élus peuvent être amené à consulter en permanence. Des aménagements récents ont été effectués au premier étage de la mairie afin de permettre un rangement plus rationnel et plus clair.
(1) Loi sur l’organisation municipale. Cet article 136 précise, entre autre, à son 2ème alinéa “Sont obligatoires pour les communes les dépenses suivantes : … la conservation des archives communales et du recueil des actes administratifs du dépatement.”